# Incident-Management — Fachkonzept (Certvia)

Modul „Vorfälle" (Placeholder im Bestand). Umfang: **Standard** — erfassen → kategorisieren/bewerten → bearbeiten (Verantwortliche, Aufgaben, Maßnahmen) → abschließen + Lessons Learned. Rahmen: **ISO 27001** (A.5.24–5.28), **NIS2** (Meldepflicht-Bewusstsein + Fristen), **TISAX/VDA-ISA** (1.6.x). Kanäle: **intern manuell** + **E-Mail-to-Ticket**. **Keine Behörden-API** — NIS2-/DSGVO-Meldung wird **vorbereitet** (Fristen-Timer + Meldevorlage/Export), Übermittlung erfolgt manuell.

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## 1. Rollen (RACI-Kurz)
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| **Melder** (intern / E-Mail) | Meldet den Verdacht/Vorfall (Titel, Beschreibung, was/wann). |
| **ISB / Incident-Manager** | Triage, Kategorisierung, Bewertung, Steuerung, **Meldepflicht-Entscheidung**, Abschluss. |
| **IT / Bearbeiter** | Sofort-/Behebungsmaßnahmen umsetzen (als Aufgaben). |
| **Geschäftsführung** | Eskalation, Freigabe externer Meldungen. |
| **DSB** (optional) | Bei Personenbezug (DSGVO Art. 33/34). |

## 2. Kanäle (Intake)
- **Intern manuell:** berechtigte Rollen legen Vorfall über die UI an (Popup wie bei Assets/Aufgaben).
- **E-Mail-to-Ticket:** Zustellung an ein **Certvia-seitiges Eingangspostfach** (nicht an ein Kundenpostfach). Certvia betreibt eine Inbound-Domain und vergibt **je Mandant eine eindeutige, nicht erratbare Adresse** (z. B. `vorfall-<token>@in.certvia.de`); der Kunde nutzt sie direkt **oder** leitet von seiner eigenen Adresse (`vorfall@kunde.de`) dorthin **weiter**. Über die Zieladresse erfolgt die **Mandantenzuordnung**. Eingehende Mail → Vorfall im Status **Neu/Triage** (Betreff→Titel, Text→Beschreibung, Absender→Melder). Dedupe über Message-Header; **Absender-Allowlist** (nur interne Kundendomänen erzeugen Tickets) + SPF/DKIM/DMARC-Prüfung + Spam-Filter; externe/unbekannte Absender werden „extern" markiert (Triage). Anhänge später (Storage-Paket).
  - **Inbound ist ein eigener Kanal:** SEC1 deckte nur den **Ausgang** (SMTP) ab; für den Empfang braucht es einen Empfangsweg. **Warum kein Kundenpostfach:** kein Speichern/Pollen von Kunden-IMAP/OAuth-Credentials → weniger Aufwand, robuster, DSGVO-/sicherheitsseitig sauberer.
  - **Konkrete Umsetzung (All-inkl · einfachster Weg, gewählt):** Subdomain **`in.certvia.de`** bei All-inkl mit **Catch-all-Postfach** — alle `vorfall-<token>@in.certvia.de` landen in **einem** Postfach. *(Catch-all in All-inkl KAS: E-Mail → E-Mail-Postfach → „Neues Postfach anlegen", das **Adressfeld leer lassen**. Catch-all ist spam-anfällig → eigene, nirgends veröffentlichte Intake-Subdomain hält die Spam-Fläche klein; zusätzlich Allowlist/DKIM/Review-Pfad.)* Certvia holt die Mails per **IMAP** (kurzes Polling/IDLE, BullMQ-Job), parst sie (mailparser), ermittelt den **Token aus dem Empfänger-Header** (`Delivered-To`/`X-Envelope-To` — **nicht** `To`, da dort bei Weiterleitung die Kundenadresse steht), ordnet dem Mandanten zu, legt den Vorfall an und verschiebt die Mail nach „Verarbeitet"/„Fehler". Idempotenz über `Message-ID`; unbekannter/kein Token → **Betreiber-Review** statt Drop. **Kein Postfach je Kunde** (Catch-all + **Auto-Token**), keine KAS-API nötig; einmaliger globaler Setup (Subdomain + Catch-all + IMAP-Zugang als Plattform-Secret).
  - **Weiterleitungs-Fallstricke:** Weiterleitung bricht i. d. R. **SPF** (DKIM bleibt meist gültig) → **nicht** hart auf SPF-Fail ablehnen; Vertrauen über **Absender-Allowlist + DKIM**, SPF nur als Signal. Auto-Reply/Bounce-Schleifen über `Auto-Submitted`/Precedence-Header erkennen und ignorieren. Größenlimit/Spam-Filter beachten.
- **Mail-Einstellungen:** die **mandantenspezifischen** Einstellungen (Intake-Adresse/Routing, Benachrichtigungspräferenzen, Absender-Anzeige) werden im **Einstellungs-Modul** gepflegt. Die **SMTP-Zugangsdaten/der Transport** bleiben aus Sicherheitsgründen auf **Plattform-/Secret-Store-Ebene** (SEC1) — kein Mandant legt Server-Credentials selbst an.

## 3. Lebenszyklus / Statusmodell
**Primärfluss:**
`Neu/Eingegangen → Triage → In Bearbeitung → Eingedämmt (contained) → Behoben → Abgeschlossen` · (+ `Wiedereröffnet`)
- Jeder Übergang: Pflichtfelder-Check, Zeitstempel, Akteur, Audit-Eintrag.
- **Parallel-Track „Meldung"** (nur wenn meldepflichtig): `Meldepflicht geprüft → Erstmeldung (24 h) → Folgemeldung (72 h) → Abschlussbericht (1 Monat)` — als **Status + Timer**, Übermittlung manuell.

## 4. Datenmodell (Incident-Objekt)
- **Kennung:** `refNo` (z. B. `INC-2026-0042`), `tenantId` (RLS).
- **Basis:** Titel, Beschreibung, **Kanal/Quelle** (manuell/E-Mail), Melder (+Kontakt).
- **Zeiten:** `occurredAt` (Eintritt), `detectedAt` (Entdeckung), `reportedAt` (interne Meldung), Timeline.
- **Kategorie** (Taxonomie): Schadsoftware · Phishing/Social Engineering · Unbefugter Zugriff · Datenabfluss/-verlust · Systemausfall/Verfügbarkeit · Physisch (Zutritt/Diebstahl) · Fehlbedienung/Konfiguration · Lieferant/Drittpartei · **Prototyp/Kundendaten** (TISAX) · Sonstiges.
- **Betroffenheit:** verknüpfte **Assets/Prozesse (BIA)**, Schutzziel-Impact **C/I/A**, Datenkategorien, **Personenbezug** (→ DSGVO-Flag), **Prototyp/Kundendaten** (→ TISAX-Flag).
- **Bewertung:** **Schweregrad/Priorität** (siehe §5).
- **Steuerung:** `owner` (Incident-Manager), Bearbeiter, Status.
- **Meldepflicht:** `nis2Relevant`, `dsgvoRelevant` (bool) + Meldestatus + Fristen (§6).
- **Behebung:** Sofortmaßnahmen, **Ursache (Root Cause)**, Lösung/Resolution.
- **Abschluss:** Abschlussnotiz, **Lessons Learned**, verknüpfte **CAPA-Aufgaben**.
- **Verknüpfungen:** **Maßnahmen** (im zentralen Maßnahmen-Modul, §9), **Risiken** (bestätigt/neu), **Controls** (welche versagten/betroffen), **Nachweise**.
- **Kommentare/Notizen:** **Kommentar-Thread** am Vorfall (Autor, Zeitstempel, editierbar nach Regel) für die Zusammenarbeit — **getrennt** von der automatischen, manipulationssicheren **Audit-Timeline** (§8/§9). Interne vs. sichtbare Kommentare optional.
- **Anhänge:** Belege (Screenshots/Logs) — Modell vorbereiten, Datei-Persistenz mit Storage-Paket.

## 5. Schweregrad / Priorisierung
- **Schweregrad** aus **Auswirkung** (C/I/A-Verletzung × Umfang: einzelnes System … unternehmensweit … Kunde/Lieferkette) und **Dringlichkeit** → Klassen **niedrig · mittel · hoch · kritisch**.
- Treibt **interne SLA** (Reaktion/Behebung), **Eskalation** und **Benachrichtigungen**. Matrix mandantenkonfigurierbar (Default vorgegeben).

## 6. Fristen & Timer (vorbereitet, ohne Behörden-API)
| Auslöser | Frist | Umsetzung im Tool |
|---|---|---|
| **NIS2** – Früh-/Erstmeldung | **24 h** ab Kenntnis | Timer/Countdown + Erinnerung (SEC1) + Meldevorlage |
| **NIS2** – Meldung | **72 h** | Timer + Vorlage (Aktualisierung) |
| **NIS2** – Abschlussbericht | **1 Monat** | Timer + Abschluss-Vorlage/Export |
| **DSGVO** Art. 33 (bei Personenbezug) | **72 h** | Timer + Datenschutz-Meldevorlage |
| **Interne SLA** (je Severity) | konfigurierbar | Reaktions-/Behebungs-Timer |
- Timer nur, wenn **Meldepflicht = ja** (NIS2-Betroffenheit des Mandanten aus den Einstellungen). Countdown im Vorfall + Dashboard-Kachel; **Eskalation** bei drohender/verpasster Frist. **Übermittlung an die Behörde erfolgt manuell** (Vorlage/Export bereitgestellt).

## 7. Benachrichtigungen (SEC1)
Neuer Vorfall → ISB/Incident-Manager; Zuweisung → Bearbeiter; Statuswechsel → Beteiligte; **Fristen-Erinnerung/Eskalation**; Abschluss → Melder/GF. Respektiert Benachrichtigungspräferenzen + Mandantenisolation.

## 8. Abschluss & Lessons Learned
- Pflicht beim Abschluss: **Ursache**, **Lösung**, Wirksamkeit der Maßnahmen, **Lessons Learned**.
- **CAPA**: korrigierende/präventive Maßnahmen als **Aufgaben** anlegen; **Risikoregister** aktualisieren (Risiko bestätigt/neu); Bezug zu betroffenen **Controls**.
- Optionaler **Post-Incident-Review** (Kurzbericht) → speist **Management-Review**.

## 9. Verknüpfung zu bestehenden Modulen
- **Maßnahmen-Modul** (vorhanden): Sofort- und CAPA-Maßnahmen werden **im zentralen Maßnahmen-Modul angelegt/gepflegt** (nicht doppelt im Vorfall) und mit dem Vorfall **verknüpft**; im Vorfall erscheinen sie als verknüpfte Liste mit „Maßnahme direkt aus dem Vorfall anlegen". Verantwortliche/Fristen/Status kommen aus dem Maßnahmen-Modul; Bezug zu Risiken/Controls möglich. *(Hinweis: falls „Maßnahmen"/„Aufgaben" heute getrennt sind, an **eine** zentrale Maßnahmen-/Aufgaben-Backbone andocken.)*
- **Kommentare** dagegen liegen **am Vorfall** (Thread, §4) — sie sind Zusammenarbeit, keine trackbare Maßnahme.
- **Assets/BIA · Risiken · Controls**: Betroffenheit und Wirkung verknüpfen; Vorfall kann Risiko bestätigen/erzeugen.
- **Audit-Log**: Vorfall-Timeline (wer/wann/was) manipulationssicher (getrennt von den Kommentaren).
- **Nachweise/Export**: Vorfallregister + Einzelbericht (DOCX/PDF über Export-Layer), NIS2-/DSGVO-Meldevorlagen (vorbefüllt) für die manuelle Übermittlung.

## 10. Framework-Mapping
| Rahmen | Bezug |
|---|---|
| **ISO 27001:2022** | A.5.24 Planung/Vorbereitung · A.5.25 Bewertung/Entscheidung · A.5.26 Reaktion · A.5.27 Lernen · A.5.28 Beweissicherung |
| **TISAX / VDA-ISA** | 1.6.x Incident-/Ereignismanagement; Prototyp-/Kundendaten-Bezug |
| **NIS2** (Art. 23) | Meldekette 24 h/72 h/1 Monat — im Tool als Timer/Vorlage vorbereitet |
| **DSGVO** | Art. 33/34 Datenpanne (72 h) — Timer/Vorlage |

## 11. Rechte / Sicherheit
- Strikt **mandantengebunden (RLS)**; rollenbasierte Rechte (melden vs. bearbeiten vs. abschließen/melden).
- **Vertraulichkeit:** sensible Vorfälle optional auf einen eingeschränkten Personenkreis begrenzbar.
- Meldevorlagen/Exports datensparsam; jede Aktion auditiert.

## 12. Technische Einordnung
- **Eigenes Modul „Vorfälle"** (`incidents`), modul-gated (Superadmin-Toggle); **Maßnahmen** über das zentrale **Maßnahmen-Modul** (verknüpft); **Kommentare** als eigener Thread am Vorfall; **Mail** über SEC1; **Timeline** über Audit; Verknüpfungen zu Assets/Risiken/Controls.
- **Mail-Einstellungen:** mandantenseitig im **Einstellungs-Modul** (Intake-Adresse, Benachrichtigungen); SMTP-Transport plattformseitig (SEC1).
- Popups/Bedienung im etablierten Muster (wie Assets/Maßnahmen).

## 12a. Provisionierung des Intake-Postfachs (Betreiberportal & Onboarding)
Das Anlegen der Inbound-Route (`vorfall-<token>@in.certvia.de`) ist zunächst ein **manueller Betreiber-Schritt** — dafür braucht es die richtigen Infos beim Onboarding und einen sichtbaren Status.

**Beim Kunden-Onboarding erfassen** (Admin-Konsole „Kunde anlegen", nur wenn Modul „Vorfälle" + E-Mail-to-Ticket aktiv):
- **Absender-/Weiterleitungs-Domäne(n)** des Kunden (z. B. `kunde.de`) → **Allowlist**.
- optional konkrete **Quelladresse** (`vorfall@kunde.de`), von der weitergeleitet wird.
- **Intake-Adresse** wird von Certvia **automatisch generiert** (`vorfall-<token>@in.certvia.de`) und angezeigt (der Kunde richtet die Weiterleitung darauf ein).
- optional Benachrichtigungsempfänger/Sprache.

**Provisionierungs-Status je Kunde** (Betreiberportal): `Postfach anzulegen → angelegt → verifiziert`.
- Solange „anzulegen": **Hinweis-Badge** am Kundendatensatz („⚠ Intake-Postfach anlegen") **und** eine **Sammelliste offener Provisionierungen** auf dem Betreiber-Dashboard.
- **Betreiber-Schritt:** Inbound-Route/Alias im Inbound-Dienst anlegen (manuell **oder** per Provider-API) → Status „angelegt". **Verifizierung** per Test-Mail (analog SEC1-Testversand) → „verifiziert".
- **Ausbau:** bei Inbound-Providern mit API kann die Route beim Modul-Aktivieren **automatisch** angelegt werden → Status springt direkt auf „angelegt"; bis dahin bleibt es der manuelle Hinweis-Schritt.
- Alle Provisionierungs-Aktionen im **Plattform-Audit** (`scope=platform`).

> **Mit der gewählten Variante (All-inkl Catch-all + Auto-Token):** Es muss **kein Postfach je Kunde** angelegt werden; der **Token wird automatisch generiert**. Der einmalige Setup (Subdomain `in.certvia.de` + Catch-all-Postfach + IMAP-Zugang) ist ein **globaler** Betreiber-Schritt, nicht je Kunde. Der **per-Kunde-Schritt reduziert sich** darauf, die **Weiterleitung des Kunden per Test-Mail zu verifizieren** → vereinfachter Status je Kunde: `Weiterleitung ausstehend → verifiziert`. Der Onboarding-Datenbedarf bleibt (Allowlist-Domänen, Quelladresse); die Intake-Adresse wird automatisch erzeugt/angezeigt.

## 13. Abgrenzung / spätere Ausbaustufen
- **Direkte Behörden-Übermittlung** (BSI-Meldeportal/-API) — jetzt bewusst **nicht** (nur Vorlage/Export).
- Automatische Erkennung/**SIEM-Integration**, **externe/anonyme** Meldung, SLA-Automationen, KI-gestützte Klassif/Zusammenfassung — spätere Stufen.

## 14. Offene Entscheidungen
1. **NIS2-Betroffenheit je Mandant** — woher (Mandanten-Einstellungen: „wichtige/wesentliche Einrichtung"?), steuert die Timer.
2. **Severity-Matrix** — fester Default oder mandantenkonfigurierbar?
3. **Inbound (entschieden):** All-inkl **Catch-all-Postfach** auf `in.certvia.de` + **IMAP-Abholung**, **Auto-Token**, kein Postfach je Kunde. Rest-Details: Polling-Intervall vs. IMAP-IDLE, welcher Header trägt den Token (`Delivered-To`/`X-Envelope-To` — beim ersten Test verifizieren), Ordner-/Fehler-Handling.
4. **Anhänge** — abhängig vom Storage-Paket (bis dahin nur Referenz/Text).
5. **Vertraulichkeits-Stufen** für sensible Vorfälle — jetzt oder später?

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*Nächster Schritt auf Wunsch: Entwickler-Task-Paket (Branches, Stories, DoD) — Maßnahmen auf das Task-Modul aufsetzend, Mail über SEC1, Timer/Meldevorlagen NIS2/DSGVO.*